PRIORITIZATION - PHẦN 1 - KHÓ MÀ DỄ
Với vai trò là một PO/PM, prioritization sẽ là kỹ năng bạn cần sử dụng xuyên suốt, hàng ngày (khi có một nhu cầu ad-hoc diễn ra giữa sprint), hàng tuần (khi planning), hàng tháng, hàng quý (khi xây dựng roadmap) và hàng năm (khi lên chiến lược, khi cần phân bổ, tổ chức nhân sự).
Tuỳ vào quy mô, cách tổ chức, cách xây dựng chiến lược và lập kế hoạch của công ty mà bạn sẽ tham gia vào các công việc cần prioritization khác nhau. Bạn có thể nhận các câu hỏi tương tự như:
“Năm nay, đâu là những dự án quan trọng để chúng ta có thể đạt được mục tiêu tăng trưởng?”
“Tháng tới, quý tới chúng ta làm gì?”
“Tại sao dự án này được làm, dự án kia lại không?”
“Trong sprint này, team cần ưu tiên làm tính năng nào?”
“Sprint đang chạy rồi, giờ có một yêu cầu mới, mình vẫn làm tiếp hay thay đổi như thế nào?”
“Để xử lý lỗi này cần 2 ngày, có thể ảnh hưởng đến sprint goals, mình có cần sửa liền hay không?”
Prioritization là kỹ năng giúp bạn phần nào trả lời một cách thỏa đáng và hợp lý những câu hỏi trên.
Mục tiêu của prioritization là để chọn ra những sản phẩm, tính năng, dự án, … cần làm để giúp doanh nghiệp đạt được kết quả tốt nhất với nguồn lực và thời gian có giới hạn. Để làm rõ chủ đề này, mình sẽ chia ra 2 nội dung chính:
Phần 1 - KHÓ MÀ DỄ: Cung cấp các phương pháp prioritization và những tình huống phù hợp để sử dụng.
Phần 2 - DỄ MÀ KHÓ: Tuy đã có các phương pháp prioritization, nhưng để sử dụng các phương pháp này cũng cần một khả năng phân tích sắc bén. Phần 2 chỉ ra những lỗi sai thường gặp, cũng như các nguyên tắc một cách thống nhất khi prioritization.
Các phương pháp đánh giá độ ưu tiên
Eisenhower Matrix
Eisenhower Matrix được sử dụng để nhanh chóng phân loại/sắp xếp thứ tự ưu tiên của các công việc cần làm, cho cả đội nhóm lẫn cá nhân. Nó cũng tương đối dễ để sử dụng và trao đổi. Bạn sẽ thường xuyên nghe các cụm từ “important and urgent”, “important but not urgent", “not important but urgent", và “not important and not urgent" khi trao đổi về priority thường ngày.
Impact (Value) - Effort Matrix
Impact - Effort Matrix được sử dụng để phân loại/sắp xếp thứ tự ưu tiên của các tasks (công việc) và các initiatives (sáng kiến).
Đây cũng là phương pháp được sử dụng tương đối phổ biến để nhanh chóng phân loại. Bạn sẽ thường xuyên nghe các cụm từ “high impact but low effort”, “high impact and high effort", “low impact and low effort", và “low impact but high effort" khi trao đổi về priority thường ngày.
Ngoài ra, từ “quick wins" hay “low hanging fruits" cũng xuất phát từ đây, chỉ các công việc “high impact, low effort”.
Opportunity Score
Đúng như tên gọi, Opportunity Score được dùng để đánh giá và sắp xếp độ ưu tiên của các opportunities. Dựa trên hai tiêu chí: Importance và Satisfaction. Trong đó, điểm của một cơ hội, Opportunity score = Importance x (1 - Satisfaction). © The Lean Product Playbook by Dan Olsen
Kano Model
Kano Model được dùng để sắp xếp độ ưu tiên của các tính năng. Lưu ý, đánh giá dựa trên vấn đề mà tính năng đó giải quyết chứ không dựa vào giải pháp, thiết kế cụ thể như thế nào.
Risk vs. Reward
Risk vs. Reward được dùng để đánh giá, phân loại và sắp xếp độ ưu tiên của các initiatives (sáng kiến). Trong đó, những sáng kiến nào mang lại hiệu quả và ít rủi ro thì sẽ được ưu tiên, và ngược lại, sáng kiến nào rủi ro nhưng không nhìn thấy hiệu quả thì có thể bỏ qua.
(R)ICE Framework
ICE hay RICE Framework được sử dụng để sắp xếp độ ưu tiên dựa trên nhiều yếu tố. Trong đó có Reach (R), Impact (I), Confidence (C), Ease (E, hoặc Effort). Tuỳ ICE hay RICE để có xét đến Reach hay không.
Nếu E là Ease thì công thức là R x C x I x E, nếu E là Effort thì công thức là R x C x I / E.
Vì được cân nhắc trên nhiều yếu tố, nên ICE là một framework tương đối tổng quát. Có nhiều công việc (task), cải tiến (enhancement) mặc dù có impact (I) nhỏ, cải thiện được UX hay giúp người dùng đỡ bối rối ở một bước nào đó, tuy nhiên, lại có thể hoàn thành rất đơn giản (E) và mọi người rất tự tin (C) vào dự đoán về impact và effort đó, thì công việc đó vẫn có thể được ưu tiên để làm.
MoSCoW Method
Các ký tự M, S, C, W lần lượt là viết tắt của Must have, Should have, Could have, Won’t have. MoSCoW ngoài được dùng để phân loại các tasks thì còn thường xuyên được sử dụng để “scope down", “define minimal scope" khi làm sản phẩm.
Các trường hợp ngoại lệ
Các trường hợp ngoại lệ thường xuất hiện khi có ràng buộc (constraint) hoặc sự phụ thuộc (dependency) nào đó. Lúc này, PO/PM cần linh hoạt để xử lý và thống nhất với các stakeholders.
Ví dụ:
Có một dự án để hỗ trợ cho chiến dịch truyền thông đầu năm học mới, cần được hoàn thành và release trước ngày sinh viên nhập học.
Có một dự án với sự tham gia của nhiều team, mà tất cả phải cùng release một ngày mới được.
Một dự án được ưu tiên nhưng để làm được dự án đó thì cẩn trả nợ tech debt trước.
Dự án A được ưu tiên cao hơn dự án B, dự án A cần Backend và Web, dự án B cần Back-end và Mobile (cả Android và iOS). Để hoàn thành dự án A thì Backend cần 8 ngày, trong khi để hoàn thành dự án B thì Backend cần 2 ngày. Vậy thì Back-end Engineer vẫn nên hoàn thành dự án B trước.
…
Phương pháp nào được sử dụng phổ biến?
Cá nhân mình thường sử dụng chính 4 phương pháp: (R)ICE, Eisenhower Matrix, Impact - Effort Matrix và MoSCow. Trong đó:
(R)ICE được sử dụng để nhanh chóng phân nhóm các initiatives khi xây dựng roadmap. Sau khi đã đánh giá, chấm điểm cho các dự án, mình lựa chọn được các items nên làm, từ đó, tiếp tục đánh giá thêm các ràng buộc khác (ví dụ: kế hoạch của business team, nguồn lực của tech, sự phụ thuộc của các dự án, …) để sắp xếp một roadmap hợp lý.
Eisenhower Matrix để đánh giá công việc của cá nhân và các thành viên khác trong team. Mình sử dụng các cụm từ “important and urgent”, “important but not urgent”, “not important but urgent”, và “not important and not urgent” để nhanh chóng biết cần làm gì.
Impact - Effort Matrix, có thể coi là một phiên bản tối giản của (R)ICE. Mình cũng sử dụng các cụm từ “high impact but low effort”, “high impact and high effort", “low impact and low effort", “low impact but high effort", “quick wins" và “low hanging fruits” để nhanh chóng đánh giá và trao đổi với các stakeholder về priority.
MoSCoW được sử dụng để “scope down” hay “define minimal scope" khi làm một sản phẩm, một tính năng để “release fast, learn fast".
Tổng kết
Có thể dễ dàng nhận ra, các phương pháp prioritization là các framework để đánh giá dựa trên nhiều yếu tố. ví dụ: impact and effort; impact, confidence and ease; reach, impact, confidence and effort; importance and urgency; risk and reward; … Tùy vào tính chất, giai đoạn, quy mô, … của doanh nghiệp để quyết định xem đánh giá dựa trên yếu tố nào. Tuỳ vào mục đích để sử dụng mô hình nào cho đạt được kết quả (priority) một cách đơn giản nhất.
Tuy đọc qua thì có vẻ KHÓ, nhưng khi trải nghiệm một thời gian ngắn (vài tháng) là bạn có thể sử dụng thuần thục, và nói về priority như một bản năng (MÀ DỄ).